5 τρόποι για να ελέγξετε τα εταιρικά σας ταξίδια

5 τρόποι για να ελέγξετε τα εταιρικά σας ταξίδια

17 Απριλίου, 2022 0 By admin

Τα επαγγελματικά ταξίδια επιστρέφουν! Στην πραγματικότητα, η Global Business Travel Association (GBTA) πιστεύει ότι οι παγκόσμιες δαπάνες για επαγγελματικά ταξίδια θα φτάσουν τα επίπεδα του 2019 έως το 2024, έναν ολόκληρο χρόνο νωρίτερα από ό,τι είχε προβλεφθεί.

Είναι μια συναρπαστική στιγμή. Ακόμη περισσότερο επειδή είναι οι μικρές έως μεσαίες εταιρείες που τροφοδοτούν την ανάκαμψη και όχι οι εταιρικοί γίγαντες.

Από την άλλη πλευρά, η διαχείριση ταξιδιών είναι πιο περίπλοκη από ό,τι νομίζετε όταν αφορά πολλά άτομα και είναι λίγο πιο περίπλοκη αυτή τη στιγμή. Σκεφτείτε το κλείσιμο των συνόρων, τους ταξιδιωτικούς περιορισμούς και τους κανονισμούς Covid. Είναι αποθαρρυντικό – και χρονοβόρο – για αυτό το άτομο που τα βιβλία ταξιδεύουν για όλους στην παρέα σας.

Μια επιχείρηση που κάνει 50 ταξιδιωτικές κρατήσεις το μήνα χάνει πάνω από 10.000 £ ετησίως σε χαμένο χρόνο κάνοντας το μόνος της (αυτοί είναι οι δικοί μας υπολογισμοί). Μπορεί να χρειαστούν έως και 49 λεπτά για να ερευνήσετε και να κλείσετε ακόμα και το πιο απλό ταξίδι στο Διαδίκτυο. Και μια εταιρεία μπορεί να ξοδέψει έως και το 10% του ταξιδιωτικού της προϋπολογισμού μόνο σε χρεώσεις αλλαγής και ακύρωσης.

Οι περισσότερες ΜΜΕ δεν έχουν τον χρόνο να διαχειριστούν τα ταξίδια τους, ειδικά όταν η ομάδα επεκτείνεται γρήγορα και ταξιδεύουν σε όλες τις γωνιές του κόσμου.

Αυτό ακριβώς συνέβη με την Bennett Aviation όταν είχαν μια έκρηξη ανάπτυξης. Ξαφνικά, η κράτηση ταξιδιού όποτε και όπου ήθελαν έγινε πολύ δύσκολη για να χειριστεί ένα άτομο. Υπήρχε λίγος τρόπος να παρακολουθείτε εύκολα πού βρίσκονταν οι άνθρωποι ανά πάσα στιγμή και πόσο κόστιζε όλο αυτό. Οι διαδικασίες ήταν δύσκολες και δεν άργησε να περάσει η PA στο Bennett με περίπλοκα αιτήματα ταξιδιού και αλλαγές.

Αλλά μη φοβάσαι! Υπάρχουν τρόποι με τους οποίους μπορείτε να ελέγξετε τα επαγγελματικά σας ταξίδια.

Κατανοήστε τις απογοητεύσεις που αντιμετωπίζει η ομάδα σας

Έχετε κολλήσει ποτέ στο τηλέφωνο σε τηλεφωνικό κέντρο αεροπορικής εταιρείας; Μπορεί να χρειαστούν ώρες όταν συμβεί ένα σημαντικό περιστατικό. Είναι μεγάλος πόνος, ειδικά αν είστε ταξιδιώτης που έχει κολλήσει σε μια χώρα ή εάν είστε ο εκτελεστικός βοηθός που έχει ταξιδέψει με τις κανονικές καθημερινές του υποχρεώσεις. Κανείς δεν θέλει να περάσει όλο αυτό το χρόνο σε αναμονή κατά τη διάρκεια μιας περιόδου που είναι ήδη αγχωτική.

Φανταστείτε αν κάποιος χρειαζόταν βοήθεια εκτός των ωρών εργασίας ή το Σαββατοκύριακο. Ποιους καλούν στην εταιρεία σας, τι υποστήριξη λαμβάνουν; Δεδομένου του πώς ήταν τα δύο τελευταία χρόνια, είναι πολύ σημαντικό να ληφθεί υπόψη.

Τότε σκεφτείτε τον διαχειριστή. Οι εισπράξεις, τα έξοδα και η παρακολούθηση των κουπονιών και των πιστώσεων. Πόσο χρόνο σπαταλούν οι ταξιδιώτες και η οικονομική ομάδα φροντίζοντας όλα να είναι εντάξει; Πώς γνωρίζετε το πραγματικό κόστος των επαγγελματικών ταξιδιών μόλις συμπληρώσετε συνολικά την αεροπορική εταιρεία, το ξενοδοχείο, τα ταξί και τα γεύματα;

Μειώστε το άγχος στους ανθρώπους και τον κίνδυνο

Η ασφάλεια και η ευημερία είναι μεγάλη υπόθεση τώρα σε όλους τους τομείς της επιχείρησης. Και δεν σταματά όταν η ομάδα σας είναι στο δρόμο ταξιδεύοντας σε άλλες χώρες.

Εάν οι ταξιδιώτες σας κάνουν κράτηση για τα δικά τους ταξίδια, πώς ξέρετε πού ταξιδεύουν, με ποιον κάνουν κράτηση και αν διατρέχουν κίνδυνο; Τρομακτικός. Ως εργοδότης τους, είστε τελικά υπεύθυνοι για τους ανθρώπους σας όταν είναι έξω στο δρόμο.

Υπάρχουν εταιρείες και τεχνολογία εκεί έξω για να βοηθήσουν. Είναι πολύ σημαντικό για τους ταξιδιώτες να ξέρουν ότι έχετε την πλάτη τους, ειδικά εάν υπάρχει έκτακτη ανάγκη και πρέπει να επικοινωνήσετε μαζί τους και να ταξιδέψουν σπίτι τους.

Μάθετε τι ξοδεύετε

Τα επαγγελματικά ταξίδια συνήθως βρίσκονται στις τρεις πρώτες θέσεις στην κατάσταση κερδών και ζημιών μιας εταιρείας. είναι μια μεγάλη κατηγορία δαπανών. Που σημαίνει ότι είναι σημαντικό να παρακολουθείτε τις δαπάνες σας και να προσδιορίζετε τις αποταμιεύσεις όπου μπορείτε.

Πώς ξεκινάς; Είναι όλα στα δεδομένα, όπως:

  • Ετήσια δαπάνη για πτήσεις
  • Ετήσια δαπάνη σε ξενοδοχεία
  • Δημοφιλή δρομολόγια π.χ. Λονδίνο – Βερολίνο ή Εδιμβούργο – Νέα Υόρκη

Όταν έχετε στη διάθεσή σας αυτές τις πληροφορίες, έχετε τη βάση για να αρχίσετε να εξοικονομείτε χρήματα με κάθε είδους τρόπους. Ένα εξειδικευμένο πρακτορείο επαγγελματικών ταξιδιών όπως το Corporate Traveler έχει όλες τις τακτικές και τις επαφές για να βοηθήσει. Εάν χρησιμοποιείτε μια αεροπορική εταιρεία τακτικά, μπορούμε να μιλήσουμε με την αεροπορική εταιρεία και να λάβουμε προνομιακές τιμές. Οι πίνακες ελέγχου μπορούν να σας εμφανίζουν πληροφορίες κρατήσεων σε πραγματικό χρόνο και μπορείτε να κάνετε αναφορές σε λίγα λεπτά.

Επανεξετάστε τις κρατήσεις σε πολλούς διαφορετικούς ιστότοπους

Ο Connor στις πωλήσεις θα πρέπει να επικεντρώνεται στους πελάτες του αντί να ξοδεύει ώρες αναζητώντας πτήσεις και ξενοδοχεία. Η ατελείωτη αναζήτηση στο Διαδίκτυο και το να έχεις όλες αυτές τις ανοιχτές καρτέλες είναι χάσιμο τόσο πολύ χρόνου. Με τη σωστή τεχνολογία μπορεί να χρειαστούν λιγότερο από πέντε λεπτά για να κλείσετε ένα ταξίδι (συμπεριλαμβανομένου του ξενοδοχείου και της ενοικίασης αυτοκινήτου).

Υπολογίσαμε ότι θα εξοικονομήσετε κατά μέσο όρο 12,96 £ ανά κράτηση εάν χρησιμοποιείτε ένα εργαλείο σαν το δικό μας. Επιπλέον, όταν σκέφτεστε τα δεδομένα, με ό,τι έχετε κάνει κράτηση σε ένα μέρος, μπορείτε να έχετε εκπτώσεις και πρόσβαση σε ειδικές εταιρικές προσφορές και προνόμια που δεν μπορείτε να αποκτήσετε πουθενά αλλού. Είναι win-win όπως και να το δεις.

Επιλέξτε έναν ταξιδιωτικό συνεργάτη που λειτουργεί για εσάς

Η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί Teams ή Slack; Quickbooks ή Sage; Όπως όλες οι πλατφόρμες, έχουν τα δικά τους πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, δυνατότητες και χαρακτηριστικά. Διαλέξατε το καλύτερο εργαλείο που ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Οι ταξιδιωτικές εταιρείες, γνωστές και ως εταιρείες διαχείρισης ταξιδιών (TMC) στον κόσμο μας, δεν διαφέρουν. Μπορείτε να επιλέξετε να συνεργαστείτε με μια τοπική ταξιδιωτική εταιρεία, μια παγκόσμια TMC ή να κάνετε κράτηση για ταξίδια μέσω πολλών ιστότοπων και παρόχων. Σε τελική ανάλυση, όμως, πρέπει να λάβετε υπόψη τρία πράγματα:

  1. Πολιτισμός – επιλέξτε μια εταιρεία που ευθυγραμμίζεται με το όραμα και τις αξίες σας
  2. Τεχνικές δυνατότητες – μην συμβιβάζεστε ποτέ με λιγότερο από αυτό που χρειάζεται η επιχείρησή σας
  3. Τιμολόγηση, συμπεριλαμβανομένων των κρυφών εξόδων

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι οι μικρές έως μεσαίες εταιρείες θα οδηγήσουν την οικονομική ανάκαμψη του Ηνωμένου Βασιλείου μετά την πανδημία. Γι’ αυτό δημιουργήσαμε ένα SME Corporate Travel Toolkit. Θα σας δώσει οδηγίες για το πού να ξεκινήσετε με την επισημοποίηση των διαδικασιών ταξιδιωτικών κρατήσεων, πού να βρείτε οικονομίες χωρίς να διακυβεύεται η ασφάλεια των ταξιδιωτών, οι παγίδες της τυχαίας online κράτησης και πολλά άλλα.


Άντι Χέγκλεϊ

Έχοντας εργαστεί σε επαγγελματικά ταξίδια για 10 χρόνια, ο Andy έγινε Γενικός Διευθυντής Corporate Traveller’s το 2017, φέρνοντας μαζί του μια πληθώρα εμπειρίας από προηγούμενους ρόλους στην ανάπτυξη επιχειρήσεων, τη διαχείριση λογαριασμού και τις λειτουργίες. Η εστίαση του Andy είναι να προσφέρει μια ανώτερη εμπειρία εξυπηρέτησης πελατών που οι πελάτες δεν θα λάβουν πουθενά αλλού και να προσφέρει προϊόντα και υπηρεσίες για να απλοποιήσει τα επαγγελματικά ταξίδια. Ακούγοντας τις ατομικές ανάγκες, ο Andy πιστεύει ότι μπορούμε να βοηθήσουμε τους πελάτες μας να οδηγήσουν τους επιχειρηματικούς τους στόχους.