Χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών και ψηφιακών συμφωνιών για τη βελτίωση της υβριδικής εργασίας

Χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών και ψηφιακών συμφωνιών για τη βελτίωση της υβριδικής εργασίας

10 Ιουνίου, 2022 0 By admin

Η Hybrid Working αναδιαμορφώνει όχι μόνο το μέλλον της εργασίας αλλά και το παρόν. Ο Ronan Copeland, Γενικός Διευθυντής GVP, EMEA, DocuSign διερευνά πώς τα σωστά ψηφιακά εργαλεία οδηγούν τους υπαλλήλους να δημιουργούν, να καινοτομούν και να συνεργάζονται καλύτερα.

Κανείς δεν μπορεί να αμφισβητήσει ότι τα δύο τελευταία χρόνια άλλαξαν ριζικά τον κόσμο της εργασίας. Τα γραφεία και οι χώροι εργασίας έκλεισαν υπέρ της εργασίας στο σπίτι, αναγκάζοντας τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων όχι μόνο να διασφαλίσουν ότι υπήρχαν οι σωστές διαδικασίες και πρωτόκολλα, αλλά ότι οι στρατηγικές ψηφιακού μετασχηματισμού επαναξιολογήθηκαν και επιταχύνθηκαν.

Τέτοιες διαδικασίες συχνά είχαν ως αποτέλεσμα τη δημιουργία ad hoc μοντέλων εργασίας, αλλά τα τελευταία ευρήματα από την Γραφείο Εθνικής Στατιστικής αναφέρουν ότι κατά τη διάρκεια των τελευταίων μηνών του 2021, η παραγωγή ανά ώρα ξεπέρασε για πρώτη φορά εκείνη των προ-πανδημικών επιπέδων, ενισχύοντας ότι η υβριδική και η εξ αποστάσεως εργασία έπαιξαν σημαντικό ρόλο στην ανάπτυξη των επιχειρήσεων.

Τώρα, καθώς ο κόσμος της εργασίας ανοίγει ξανά, οι οργανισμοί εξετάζουν ενεργά πώς η υβριδική εργασία σφυρηλατείται από την οικονομία οπουδήποτε και ψηφιακά εργαλεία όπως η ηλεκτρονική υπογραφή και η διαχείριση συμβολαίων μπορούν να ενσωματωθούν στο «παρόν» της εργασίας.

Τα σωστά εργαλεία τη σωστή στιγμή

Το να μπορείς να κάνεις επιχειρήσεις και να δραστηριοποιηθείς από οπουδήποτε είναι αυτό που περιμένουν οι άνθρωποι τώρα, δημιουργώντας ουσιαστικά το οπουδήποτε οικονομία. Ως αποτέλεσμα, γίνεται κατανοητό ότι μέχρι Το 85% των μάνατζερ πιστεύει ότι η ύπαρξη ομάδων με απομακρυσμένη ή υβριδική εργασία θα γίνει ο κανόνας.

Με την ανάπτυξη ηλεκτρονικών υπογραφών, οι οργανισμοί όχι μόνο προσφέρουν ευέλικτες πρακτικές εργασίας, αλλά μπορούν επίσης να αντικαταστήσουν εύκολα παλιά, χειροκίνητα συστήματα που βασίζονται σε χαρτί, ενώ ταυτόχρονα ενισχύουν την παραγωγικότητα και ελευθερώνουν τις ομάδες να επικεντρωθούν στην ανάπτυξη.

Ωστόσο, η εργασία από οπουδήποτε βασίζεται στην προϋπόθεση ότι οι σωστές ψηφιακές διαδικασίες, όπως η χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών για την έγκριση ή τη συναίνεση σε ηλεκτρονικά έντυπα ή έγγραφα. Νομικά αναγνωρισμένες, οι ηλεκτρονικές υπογραφές αντιπροσωπεύουν τον πιο πρακτικό, οικονομικά αποδοτικό και νομικά έγκυρο τρόπο για την ολοκλήρωση συναλλαγών, την υπογραφή επιχειρηματικών συμβάσεων για την επιβεβαίωση τιμολογίων και χρησιμοποιούνται ακόμη και ως επαλήθευση ταυτότητας. Δεν είναι περίεργο αυτό DocuSign eSignature έχει χρησιμοποιηθεί σε περισσότερες από 180 χώρες για τη δημιουργία πάνω από ένα δισεκατομμύριο νομικά εκτελεστές συμφωνίες.

Οι οργανισμοί που συνηθίζουν να χρησιμοποιούν έντυπα έγγραφα συχνά δεν κατανοούν επίσης τον κίνδυνο αποστολής εμπιστευτικών, συχνά ευαίσθητων, πληροφοριών με φυσικό τρόπο. Μόλις αποσταλεί, ακόμη και με κούριερ, δεν υπάρχει πλέον εποπτευόμενη αλυσίδα ελέγχου για τον αποστολέα, δεν θα γνωρίζει ποιος θα έχει πρόσβαση στο έγγραφο, το χειρισμό, την επεξεργασία ή την αποθήκευση του.

Αντίθετα, η ηλεκτρονική υπογραφή παρέχει μια ασφαλή ψηφιακή ροή εργασίας που διασφαλίζει μια σαφή και προβλέψιμη διαδικασία. Οι αποστολείς έχουν πλήρη ορατότητα του ψηφιακού εγγράφου από τη στιγμή της αποστολής του και σε όλο τον κύκλο ζωής του. Μπορούν να ελέγχουν την πρόσβαση, διατηρώντας έτσι τα πρότυπα ασφαλείας για την επιχείρηση.

Επιπλέον, όταν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικές υπογραφές, ένα επιπλέον επίπεδο προστασίας είναι εγγενώς ενσωματωμένο στο υπογεγραμμένο έγγραφο. Αυτό συνοδεύεται από μια διαδρομή ψηφιακού ελέγχου, επίσης γνωστή ως Πιστοποιητικό Ολοκλήρωσης, το οποίο τεκμηριώνει κρίσιμες πληροφορίες, όπως ημερομηνία, χρονική σήμανση, έλεγχος ταυτότητας και διεύθυνση IP. Αυτό ισοδυναμεί με ένα μοναδικό σύστημα αναγνώρισης που επαληθεύει την ταυτότητα και παρέχει έναν μηχανισμό για την αντιμετώπιση ενός υπογράφοντος που αμφισβητεί την υπογραφή του.

Αλλά ως επί το πλείστον, το μόνο πράγμα που εμποδίζει πολλές εταιρείες να υιοθετήσουν ηλεκτρονικές υπογραφές είναι η έλλειψη κατανόησης του πόσο πιο γρήγορες, ασφαλείς και βιώσιμες είναι από τις φυσικές αντίστοιχές τους. Τόσο πολύ, μια έρευνα DocuSign διαπίστωσε ότι τα δύο τρίτα των σημερινών χρηστών ηλεκτρονικής υπογραφής άρχισαν να χρησιμοποιούν την τεχνολογία τα τελευταία δύο χρόνια και το 88% δηλώνει ότι δεν σχεδιάζει να επιστρέψει στις υπογραφές με στυλό και χαρτί.

Εξυπνότεροι Τρόποι Εργασίας

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους οι οργανισμοί στρέφονται σε διαδικασίες ψηφιακών συμφωνιών πέρα ​​από την αξία τους σε απομακρυσμένα περιβάλλοντα εργασίας. Από μια ευρύτερη προοπτική, οι ηλεκτρονικές υπογραφές προσφέρουν επίσης οφέλη στο περιβάλλον, συμβάλλοντας στην υποστήριξη των στόχων βιωσιμότητας ενός οργανισμού. Για παράδειγμα, από το 2003, η DocuSign και οι πελάτες της μαζί έχουν εξοικονομήσει περισσότερα από 6 εκατομμύρια δέντρα, 55 δισεκατομμύρια φύλλα χαρτιού, 22 δισεκατομμύρια λίτρα νερού και έχουν εξαλείψει περισσότερα από 2 δισεκατομμύρια κιλά απορριμμάτων – καθαρά υιοθετώντας διαδικασίες ψηφιακών συμφωνιών.

Η μεταφορά χειροκίνητων διαδικασιών στο cloud είναι αποτελεσματική, καθώς καθιστά τις διαδικασίες εργασίας πιο γρήγορες, πιο ασφαλείς και πιο βιώσιμες. Τεχνολογίες όπως το Slack ή το Google Drive έχουν βελτιστοποιήσει τη συνεργασία και την κοινή χρήση αρχείων, ενώ DocuSign CLM Το λογισμικό (διαχείριση κύκλου ζωής συμβολαίου) διαχειρίζεται απρόσκοπτα όλες τις συμφωνίες και την τεκμηρίωση, επιτρέποντας στους οργανισμούς να αυξήσουν τη συμμόρφωση, να επιταχύνουν τον ρυθμό της επιχειρηματικής δραστηριότητας, καθώς και να εξαλείψουν την περιττή σπατάλη.

Αυτό το επιτυγχάνει με την αυτοματοποίηση των εργασιών, τη διαχείριση πολύπλοκων ροών εργασίας και ακόμη και την άρση των σημείων συμφόρησης εντός της αλυσίδας διεργασιών για να γίνει η όλη εργασία πιο αποτελεσματική. Αυτή η αυξημένη επίβλεψη δημιουργείται με την τυποποίηση των διαδικασιών, την εξοικονόμηση χρόνου της ομάδας νομικών, την προώθηση επιχειρηματικών ευκαιριών και την αποκάλυψη νέων τάσεων.

Τα τελευταία δύο χρόνια άλλαξαν όχι μόνο το μέλλον της δουλειάς αλλά και το παρόν. Η υβριδική εργασία έχει γίνει ο κανόνας, υποστηρίζεται από ψηφιακές διαδικασίες που υποστηρίζουν και οδηγούν την οικονομία οπουδήποτε. Για να αξιοποιήσουν αυτές τις εμπειρίες, οι οργανισμοί που θέλουν να ευδοκιμήσουν στον σύγχρονο υβριδικό κόσμο πρέπει να κάνουν τις ηλεκτρονικές υπογραφές και τις συμπληρωματικές τεχνολογίες ψηφιακών συμφωνιών μόνιμο μέρος της συνολικής στρατηγικής τους για επιτυχία.